Como toda labor archivística que implique el diagnóstico, la recuperación, organización y divulgación de un determinado acervo documental, la realización de este proyecto supone una serie de etapas, cada una de las cuales estará determinada, en cuanto a duración y exigencias técnicas, por su propia naturaleza. En tal sentido, las etapas que a continuación se describen no siempre implican una estricta secuencia cronológica, en virtud de la cual pasar de una a otra. No se trata de un proceso lineal y un proceder consecutivo. Por el contrario, aunque el diagnóstico y la digitalización, por ejemplo, han de ser parte de la etapa inicial, en la medida en que el proyecto se desarrolla, pueden ir dando paso a otras fases del mismo que se yuxtaponen y, muy posiblemente, a la rectificación del orden y desarrollo de otras tareas. Tras una primera revisión del material del AMP y a los efectos de una primera visión de conjunto del proyecto, desde el punto de vista del cronograma para su realización, se han concebido las siguientes etapas.
Tal cual está físicamente ubicado en las instalaciones de la Biblioteca Nacional, se requiere de una evaluación general del AMP, que permita plantearse, con la mayor propiedad y precisión, las distintas etapas del proyecto. Este proceso incluye entrevistas con las personas que organizaron la documentación, con el propósito de conocer los criterios de dicha organización y establecer de la manera más clara y rigurosa la estructura actual del AMP, en cuanto a aspectos fundamentales, como lo son ubicación física, cronología, clasificación temática, formas de nombrar, definir y describir los diversos materiales hasta ahora conservados en la Biblioteca Nacional. Esta revisión y arqueo permitirá un primer diagnóstico acerca del estado físico de los materiales, decidir por dónde comenzar la digitalización de los m
ismos, así como ir elaborando los primeros esquemas de clasificación, más allá del mero criterio cronológico. A los efectos de la presentación de este proyecto, se viene trabajando en esta primera fase desde inicios del mes de enero de este año. Para esta etapa se estima una duración de al menos tres meses.
Tras la revisión y arqueo general, se estará el la capacidad de dar inicio a la digitalización de los materiales del AMP, de acuerdo a los criterios que se establezcan para este proceso. El cual supone llevar a imagen computarizada todos y cada uno de los documentos del archivo físico. Este es un proceso relativamente automatizado y mecánico, centrado principalmente en las operaciones con el escáner y el vertido de las imágenes obtenidas al disco duro en que se han de almacenar. El objetivo de esta etapa es obtener una reproducción virtual del archivo en físico tal cual. En este sentido, y basado en la nomenclatura con que normalmente se maneja el explorador de archivos de cualquier sistema operativo, a cada instancia del archivo físico correspondería una carpeta de su versión digital. Ello dependerá, como es obvio, de la estructura determinada en la revisión y arqueo del archivo. A modo de ilustración y toda vez que el administrador de archivos opera en base a carpetas contenedoras, se tendría que cada carpeta-anaquel contendría las carpetas-estantes, que, a su vez, contendrían las carpetas-cajas, y cada una de estas los documentos correspondientes en las cajas físicas; incluidas las fichas y/o notas descriptivas de los mismos, ya existentes o por elaborar. De esta manera, con el archivo físico en formato digital se tendría una copia de seguridad de toda su documentación. Con lo cual se habría satisfecho una parte muy importante de su recuperación, desde el punto de vista de su preservación. Por otra parte, con ello se dispondría del formato más apropiado para trabajar con los documentos; fundamentalmente en lo que respecta a dos tareas determinantes para su manipulación y divulgación, como lo son la elaboración de una base de datos del AMP y, con esta herramienta, facilitar la selección temática de documentación para su estudio, así como para la elaboración de posibles publicaciones de particular interés. Para esta etapa se estima una duración de al menos tres años.
Más allá de su preservación física y digital, una recuperación auténticamente histórica de este acerbo, en tanto que objeto de estudio y del conocimiento en general, pasa por la posibilidad de hacerlo susceptible a una eficaz y eficiente manipulación, consulta y divulgación. Lo cual amerita la construcción de una base de datos computarizada, que es la herramienta que realmente permitiría la clasificación cronológica, temática, de género, etc de toda la documentación del AMP, así como la elaboración de índices documentales, el cruce entre datos de distinta naturaleza y, con todo ello, la configuración de un versátil y eficiente motor de búsqueda. Éste es uno de los aspecto más sensibles y delicados del proyecto, por cuanto la utilidad y eficacia de toda base de datos depende de la propiedad, claridad y precisión de los conceptos y criterios —tanto teóricos como técnicos y heuristicos— con los que se la elabore. En todo caso, todo el material del AMP, al menos en cuanto definición y descripción —y en la medida en que sea posible, hasta en cuanto al contenido mismo de los documentos— debe ser vertido a esta base de datos. Almacenada en disco duro y a partir del volumen de datos que se estime apropiado, dicha base de datos debe tener la posibilidad de ser publicada en Internet, así como en otros formatos digitales que faciliten su divulgación y actualización contante. Con lo cual, el AMP podría ser objeto de amplia consulta, quedando a partir de entonces a la disposición de instituciones públicas y oficiales, asi como de estudiantes y estudiosos interesados en el tema. Para esta etapa se estima una duración de al menos un año.
Con lo indicado hasta aquí es evidente que el propósito de este proyecto no es limitarse a reproducir del AMP en formato de imagen digital. Lo cual, si bien sería ya un notable avance en cuanto a su recuperación y posibilidades de acceso, en cuanto a la consulta y manipulación del contenido en sí mismo de los documentos impone las limitaciones propias de la imagen digital —que es una unidad de pixeles— en comparación con la riqueza y versatilidad del texto digital —una unidad de caracteres de la más variada índole— y que es lo que permitiría un realmente poderoso y eficiente motor de búsqueda a lo largo y ancho del todo digital del AMP. Lo ideal, entonces, es que la totalidad de este acerbo documental no se quede en la mera reproducción de la imagen digital, sino que sea vertido en caracteres o texto digital para su eficiente gestión en la base de datos, ya que, mucho más que la imagen digital del documento, es su texto el que facilitaría enormemente la manipulación, consulta y estudio, así como la eficiencia en actividades de búsqueda y filiación de la información contenida en el AMP. Ciertamente que llevar todo el acerbo documental de imagen a texto es labor ardua, que requiere de mucho esfuerzo, personal y tiempo; lo que para nada quiere decir imposible; sobre todo si se toma en cuenta que tratándose de un material físico relativamente actual, parte de esta tares se podría realizar por OCR (reconocimiento óptico de caracteres), lo que facilita enormemente la actividad de transcripción de documentos. En todo caso, a tales efectos, se podría seleccionar aquellos segmentos de material que, por diversas razones, se consideren de especial significación e interés, por parte de la Comisión a cargo del proyecto, asi como de las autoridades y estudiosos del tema. Esto, pues, es un aspecto del proyecto sujeto a consideraciones posteriores y cuya duración dependerá de los casos que en tal sentido se consideren más pertinentes.
Desde el punto de vista operativo, es necesario el diseño de una WEB, desde la que se gestione toda la realización del proyecto, se coordinen tanto las duferentes tareas, como la entrega de informes respectivos. Ello permite un control eficiente y centralizado de toda la actividad del personal involucrado en el mismo. Por otra parte, desde el punto de vista divulgativo, es necesario el diseño de una WEB en la que se publiquen sus resultados y que sirva de plataforma para la confluencia de opiniones y artículos relativos al tema del AMP y la figura histórica de Luis Beltrán Prieto Figueroa. Para el diseño de la primera de estas plataformas, la de gestión del proyecto, se requiere de uno o dos meses, a partir del su inicio mismo. Y para el de la WEB divulgativa, uno o dos meses, contados a partir del arqueo inicial y de la elaboración de la base de datos.
Paralelamente al desarrollo del proyecto AMP en su dimensión propiamente archivística y documental, y teniendo en cuenta la relevancia política e ideológica de estos materiales históricos, cabe considerar la realización de algunas tareas especiales, que apunten, precisamente, a la relevancia de este acerbo y la importancia histórica de Luis Beltrán Prieto Figueroa como actor esencial en el haber político y educativo de la nación venezolana. En este sentido, este proyecto incluye la recuperación del material hemerográfico ya mencionado en la presentación, relativo a periódicos y revistas. Parte de estas tareas especiales también es la elaboración de una presentación general o estudio preliminar, ya aludido en la presentación, así como de presentaciones parciales que se requieran lo largo del desarrollo del proyecto.
